Als je bedrijf veel te maken krijgt met vertrouwelijk papierwerk, dan kan er een moment komen dat het papierwerk niet meer nodig is. Het is erg belangrijk om dit niet op te slaan voor andere doeleinde. Vernietig dit papierwerk zo snel mogelijk en voorkomt dat gevoelige informatie, zoals bedrijfsgeheimen of persoonlijke informatie, op straat belandt. Dit kan namelijk rampzalige gevolgen hebben voor iedereen die hierbij betrokken is.
Schaf een papierversnipperaar en een verbrandingsoven aan
Eén van de beste keuzes die je kan maken als je gevoelige informatie wilt vernietigen, is het aanschaffen van een papierversnipperaar. Een papierversnipperaar laat namelijk niets meer over van papier en mocht er toch een vuilniszak met versnipperd papier verdwijnen, dan moet er zo veel gepuzzeld worden dat de stukken papier alsnog onbruikbaar zijn. Mocht er binnen je bedrijf zeer veel gevoelige informatie te vinden zijn en kun je je een datalek niet permitteren, dan is het verstandig om ook een verbrandingsoven aan te schaffen. Je kunt het versnipperde papierwerk dan meteen verbranden. Je weet dan zelf ook honderd procent zeker dat het papierwerk vernietigd is en dat is wel zo fijn.
Laat een container plaatsen
Het kan ook voorkomen dat er zoveel vertrouwelijk papierwerk te vinden is, dat het veel tijd in beslag neemt om dit zelf te vernietigen. In dat geval zou je er ook voor kunnen kiezen om een contract af te sluiten bij een afvalverwerker. Een afvalverwerker laat dan een container plaatsen bij jouw bedrijf en komt deze enkele keren per week of per maand legen. Vertrouwelijk papier vernietigen wordt dan ook regelmatig gedaan door afvalwerkers. Afvalverwerkers weten precies hoe ze vertrouwelijke papieren moeten vernietigen.
Het automatisch verwijderen van documenten
Bij sommige bedrijven is het zo dat al de gevoelige en vertrouwelijke informatie online opgeslagen worden. Het heeft dan geen zin om een container te laten plaatsen of een papierversnipperaar aan te schaffen. Als het om digitale documenten gaat, is het verstandig om documenten na een bepaalde periode te verwijderen. Hiermee voorkom je dat gevoelige informatie langer opgeslagen wordt dan nodig is en verklein je de kans op een datalek die rampzalige gevolgen kan hebben.