Helaas krijgt elke ondernemer hier vroeg of laat mee te maken, een klant die een factuur niet (op tijd) betaalt. De eerste betalingsherinnering is inmiddels al verstuurd, maar je hebt je geld nog steeds niet ontvangen. Hoe ga je hier nou verstandig mee om? Je wilt eigenlijk niet een klant verliezen, maar je wilt natuurlijk wel gewoon jouw factuur innen. Wij leggen in dit artikel uit wat je doet wanneer een klant zijn openstaande facturen niet betaalt.
Regel altijd een verzekering
Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je als ondernemer weken lang bezig bent met juridische werkzaamheden. Na het leveren van een product of dienst is het vanzelfsprekend dat je je beloning hiervoor krijgt. Is dit niet het geval? Dan heb je waarschijnlijk juridische hulp nodig. Je wilt het natuurlijk niet zo ver laten komen, maar als het toch zo ver komt is het belangrijk om een zakelijke rechtsbijstandverzekering te hebben. Je bent met zo’n verzekering verzekerd van rechtsbijstand bij een juridisch geschil. Bijvoorbeeld met leveranciers, medewerkers of afnemers. Als er iets is wat goed van pas komt wanneer een klant niet betaalt, dan is dat wel juridische hulp!
Loop je factuur na
Zorg er in ieder geval voor dat je factuur in orde is. Wanneer dit niet het geval is geef je jouw klant namelijk een reden om niet op tijd te betalen. Je factuur moet altijd voldoen aan de voorwaarden van de Belastingdienst. Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden. Denk hierbij aan het KvK-nummer en btw-identificatienummer, maar ook de factuurdatum en betalingstermijn. Dit is namelijk ook meteen bewijsmateriaal dat je factuur niet op tijd betaald is.
Stuur een ‘vriendelijke’ factuur-herinnering
Als je 100% zeker bent dat je een goede factuur hebt gestuurd en je hebt nog steeds je geld niet op tijd gekregen dan is het de hoogste tijd om een vriendelijke betalingsherinnering te versturen. We leggen hierbij de nadruk op vriendelijk, want je wilt de relatie met je klant niet verbreken. Stel een normale, zakelijke e-mail op waarin je de klant vriendelijk verzoekt om de factuur zo snel mogelijk te betalen. Het komt namelijk ook wel eens voor dat een klant je factuur over het hoofd heeft gezien.
Schakel niet zomaar een incassobureau in
Is je factuur na een betalingsherinnering nog steeds niet betaalt? Neem dan eerst telefonisch contact op. Blijf ook tijdens dit gesprek wel zakelijk en beleefd. Met persoonlijk contact stimuleer je namelijk de betaling. Veel ondernemers willen te snel een incassobureau inschakelen, maar dit heeft een negatieve invloed op je relatie met de klant.
Heb je minimaal twee betalingsherinneringen gestuurd en telefonisch contact opgenomen, maar nog steeds je geld niet ontvangen? Dan is het nu wel tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt de debiteur dan officieel in gebreke en laat hem of haar op deze manier weten dat je met dwangmiddelen de betaling gaat innen. Veel incassobureaus hanteren een no cure, no pay methode. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen extra kosten.
Stap naar de rechter
Alle bovenstaande stappen doorlopen en nog steeds niks ontvangen? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Die stuurt je klant een dagvaarding, waarmee je de klant voor de rechter draagt. Hier staat gedetailleerd vermeld wat er wordt geëist.